Para qualquer empresa poder se organizar é de vital importância, cumprir com datas internas (funcionários) ou externas (clientes ou fornecedores) ajuda na organização e otimização do tempo, bem tão apreciado para todos. O tempo é ouro.
É por isto que poder garantir que os participantes de uma reunião saibam dela e possam ter lembretes práticos para não ser esquecida vai ser um passo na frente na organização.
Para ajudar nessa tarefa tão importante ha várias apps e softwares para agendar reunião onnline que dão muitas opções muito uteis para que tudo saia como é pensado e programado.
Por que é importante um bom agendamento de reunião online?
Para uma empresa e para um cliente, poder administrar de melhor maneira o seu tempo é muito útil, uma reunião entre as duas partes (online ou presencial) pode ser o fechamento de um negocio importante.
Pode se obter um melhor desempenho ao usar plataformas de agendamento desenvolvidas especialmente para esta função. Somando também os SMS, e-mail e / ou Whatsapp para encaminhar lembretes, que se forem automatizados vai ajudar a administrar melhor os tempos.
Sem dúvidas que o cliente receba um lembrete de reunião vai ajudar na clareza e fluidez do atendimento. Com estas mensagens vamos poder receber confirmações ou mesmo adiamento, ou cancelamento das reuniões, que enquanto antes se receba estas mensagens, vai ter melhor organização do tempo.
Tem dois momentos chaves para que a mensagem de confirmação de reunião sejam enviados; alguns minutos após de marcar a consulta, com o resumo do ser tratado, dia, hora e lugar do encontro (local se for presencial ou link se for online), e se poder fazer observações se for necessário que o cliente tenha que apresentar algum documento em espacial.
O outro momento é alguns dias antes de maneira de reconfirmação da reunião, os dias de antecipação vai depender de faz quanto se marcou por primeira vez o encontro.
Como confirmar a reunião online com o cliente?
As mensagens de confirmação de reuniões vão depender muito do tom de voz da empresa, por exemplo, se for mais formal ou informal.
Sempre ter em conta que se deve informar o necessário para a reunião online, além da data e hora, nunca se deve esquecer do link da reunião, por isto é importante que uma vez acordado o encontro, já marcar a reunião na plataforma que a empresa use para esta função.
Um bom dado a oferecer ao cliente é o tempo aproximado da reunião, já que vai a ajudar ao cliente a poder gerenciar melhor seus tempos.
Um opção ótima é usar um aplicativo especializado para ajudar em todas as tarefas, o Meetings da Bravo é das melhores opções no mercado já que vai poder gerenciar agendamentos, reuniões e até pagamentos.
Na ferramenta vai contar com páginas de agendamento que podem ser personalizadas com as necessidades da empresa, podendo visualizar a disposição online. Pose se escolher tanto a videoconferência do aplicativo como também escolher outra plataforma.
Desta maneira vai se poder cuidar do relacionamento com o cliente de maneira segura, eficaz e simples.
